Cinq façons de passer de « À faire » à « Fait » dans votre bureau à domicile

Par : Erin Trafford, DIY Passion Media

 

Chaque maison compte quelques zones clés; vous savez, ces pièces utilisées en tout temps et qu’il semble presque impossible de garder propres et rangées?

Je fais allusion aux endroits comme l’entrée, la cuisine et, oui, le bureau à domicile.

Les statistiques indiquent que le nombre de télétravailleurs indépendants ne fera qu’augmenter et que près de la moitié de tous ces employés utilisent leur bureau à domicile au moins une fois par semaine.

Donc, la plupart d’entre nous doivent trouver des solutions qui contribueront à organiser leurs bureaux à domicile pour créer une belle harmonie entre productivité et vie quotidienne à la maison.

Par exemple, dans un bureau à domicile, il faut porter attention à des aspects comme l’esthétique et l’« agencement » à l’ambiance de la maison. L’efficacité et l’abordabilité sont importantes. Pour être honnête, en tant que maman télétravailleuse, je ne vais qu’à un seul magasin pour combler tous mes besoins en fournitures de bureau.

Voici mes cinq meilleurs conseils pour faire passer votre bureau à domicile de capharnaüm à havre d’efficacité et d’ordre où vous pourrez revenir à vos affaires.

 

Gérer les reçus

 

« Impossible de vivre avec, mais impossible de vivre sans »; chaque propriétaire de petite entreprise doit trouver un système efficace pour gérer ses reçus. Je ne parle pas des feuilles de calcul de comptabilité que vous utilisez. (Par contre, si c’est ce que vous cherchez, il existe d’excellents logiciels disponibles de nos jours.) Je me réfère plutôt à un système de rangement physique pour tous ces petits bouts de papier plié qui entrent et sortent à longueur de journée.

Tout système de conservation de reçus exige un certain niveau de discipline, mais je trouve qu’un grand bac de rangement installé juste à côté de mon bureau et sous mon imprimante/numériseur est plus efficace.

Je jette littéralement les reçus et la paperasse dans le bac à mesure qu’ils arrivent jusqu’au dernier jour de chaque mois. C’est à ce moment-là que j’ouvre le bac pour jeter un coup d’œil à tous les reçus, les enregistrer dans mon logiciel et les classer dans un dossier mensuel dudit bac.

Attendez la fin du mois suivant, puis répétez.

Cette année, j’ai découvert un produit révolutionnaire qui rend ce processus encore plus fluide : la minichemise suspendue. Je m’en sers pour ranger les reçus plus petits comme les tickets de stationnement et ceux des ponts à péage. Je garde aussi le chéquier familial dans l’une d’elles.

 

Demeurer responsable

 

Encore une fois, je ne parle pas de comptabilité responsable, mais plutôt de demeurer responsable de vous-même. Le télétravail consiste à trouver la motivation et la stimulation nécessaires pour produire un excellent boulot tout en conservant un bon équilibre. Parfois, il faut un bon système sur mesure pour continuer sur notre lancée.

Il y a des tas d’incroyables agendas pour garder de l’ordre entre les dates de réunions et les dates de livraison si vous êtes du genre à tout consigner par écrit. Cependant, vous pouvez aussi concevoir et relier votre propre outil.

Par exemple, en tant que blogueuse et consultante professionnelle, j’en utilise un pour planifier les articles de blogue, le référencement et les mots-clés et aussi faire le suivi des idées de sujets d’articles. Je ne trouverai jamais de planificateur comme celui-là en magasin! Alors je m’en suis conçu un à l’aide d’un logiciel de fabrication et je le fais imprimer chaque trimestre. J’adore utiliser les solutions d’impression et de marketing de Bureau en Gros pour ce faire! Il me suffit de téléverser mon fichier PDF et de passer prendre mon produit imprimé entre une commission ou deux. Aussi simple que ça.

Si vous trouvez que les planificateurs standard ne sont tout simplement pas faits pour votre cerveau créatif, pourquoi ne pas essayer d’en concevoir un qui vous aidera à rester organisé et à votre affaire à long terme?

 

La règle de trois

 

En général, l’espace est chose rare dans les bureaux à domicile, non? Alors, comment savoir combien devrait mesurer votre bureau? J’aime utiliser la règle de trois.

Assoyez-vous à votre espace de travail et repérez les trois articles que vous touchez le plus souvent, peu importe la journée de travail.

Pour moi, c’est mon clavier, mon cahier de notes et mon téléphone.

Puis, trouvez un bureau qui peut accueillir ces trois articles. Vous pouvez ranger tout ce qui ne fait pas partie de vos trois articles, que ce soit sur une étagère, dans une colonne de rangement ou dans les tiroirs.

 

Les enfants et les animaux de compagnie

 

La principale différence entre le bureau à domicile et le bureau traditionnel, c’est qu’on a tendance à manquer de « grands placards » chez soi. Ainsi, la plupart d’entre nous doivent trouver de l’espace pour nos besoins personnels et ménagers dans la pièce de travail.

Entrez en mode « cartable pour enfant », aussi connu sous le terme « étiqueter, ranger, mettre de côté ».

Achetez une reliure à trois anneaux pour chacun de vos enfants. Il vous faudra probablement une reliure de 1,5 à 2,5 po selon l’âge.

Ensuite, achetez un paquet de pochettes pour chaque reliure. Étiquetez celles-ci en fonction de catégories propres à la vie de vos enfants : certificat de naissance/carte du NAS, inscriptions à l’école, bulletins, activités parascolaires (vous pourriez consacrer une pochette à chaque activité selon le niveau d’activité de vos enfants).

Puis, à mesure que vous payez les factures, que vous faites les inscriptions et que vous recevez le bulletin, classez-les dans la reliure et mettez-la sur la tablette. Et voilà. (Petit aveu : j’utilise également ce système de cartable pour mes trois boules de poils adorées.)

 

Conférences et grandes idées

 

Avez-vous eu la chance de participer à quelques événements de réseautage professionnel tout au long de l’année? Peut-être avez-vous trouvé un espace de travail partagé génial ou avez-vous rencontré de nouveaux visages? Lorsque cela arrive, c’est toujours bon de pouvoir saisir le moment présent et l’ambiance de ce moment pour que vous puissiez y revenir plus tard. J’aime utiliser un simple système formé d’un carnet et de dossiers.

Je consigne tout dans le cahier de notes : mes listes de tâches, mes grandes idées et mes notes de réunion, alors que le dossier regroupe tous les articles supplémentaires comme les documents papier, les devis, les dépliants et les cartes professionnelles.

J’ai tendance à utiliser trois carnets en même temps : le premier pour les réunions quotidiennes, le deuxième pour le réseautage et les conférences et le troisième consacré à mon plus grand projet.

Bref, tout cela pour dire que vous devez trouver un système qui vous convient. Le temps investi à créer de petits systèmes efficaces dans votre bureau à domicile fera toute la différence pour ce qui est de réduire le désordre et rendre votre milieu de télétravail plus agréable et, éventuellement, plus rentable.

 

Erin Trafford est la force créative derrière le blogue de style de vie DIY Passion. Elle a commencé à documenter ses projets à faire soi-même et sa vie à l’étroit sur Internet en 2012. À cette époque, la seule personne qui la lisait était sa mère. Maintenant, elle rejoint des centaines de milliers de lecteurs une fois par mois, par son approche honnête et vraie envers la vie, la maison, l’organisation et la parentalité. Erin est une journaliste de radiotélévision primée qui vit en Nouvelle-Écosse avec son mari et sa fille de deux ans. Jetez un coup d’œil à son blogue www.diypassion.com ou suivez-la sur Facebook et Instagram

 

 

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