Économiser sur les voyages d’affaires

Les frais de voyage ou de divertissement peuvent représenter des dépenses importantes pour votre centre de coûts, surtout si vous avez des clients partout au pays. En trouvant des moyens de réduire ces dépenses, vous améliorerez votre marge de profit. Voici donc quelques conseils pour réduire vos frais associés aux voyages d’affaires.

Maximisez vos déplacements

Si vous jugez qu’une rencontre en personne vaut le déplacement, alors une bonne façon de réduire le coût global serait de combiner plusieurs de vos réunions à l’extérieur de la ville, pour n’avoir à vous déplacer qu’une seule fois. Évitez de prendre l’avion pour une seule réunion. Créez un calendrier de voyage et trouvez quelques « repères » dans chaque grande ville que vous visitez. Ensuite, planifiez une série de réunions une fois par trimestre pour chaque marché important. Vous maximiserez ainsi la valeur de vos voyages prévus pour visiter des salons professionnels ou suivre des formations.

Partagez les coûts

Réduisez vos frais de voyage en utilisant d’autres services de voyage comme Uber, ou Airbnb… Plusieurs jeunes employés sont à l’aise avec ces types de services, même que certains les préfèrent. Également, plusieurs grandes entreprises de l’économie de partage peuvent vous aider à économiser davantage lorsque vous ouvrez un compte d’entreprise avec eux.

Incitation à l’épargne

Si des employés voyagent pour vous, il peut leur être difficile de profiter d’économies au-delà de la politique de voyage et des indemnités journalières. Des services comme Rocketrip peuvent vous aider à favoriser une attitude lean en offrant une estimation du coût du trajet. Le montant économisé sur les coûts réels est ensuite divisé entre les employés.

Hôtels avec avantages

Si vous visitez toujours les mêmes villes, pensez à négocier un tarif entreprise auprès de l’hôtel ou de la chaîne d’hôtel pour vous et votre équipe. Assurez-vous que votre l’hôtel comprend le Wi-Fi gratuit, le petit déjeuner gratuit et un système de navette fiable à partir de l’aéroport ou vers celui-ci, pour réduire les coûts encore plus.

Évitez les vols de dernière minute

Parfois, on peut être contraint à réserver un vol à la dernière minute. Dans la mesure du possible, limitez les réservations tardives, pour éviter de payer une prime élevée. Exigez des employés une permission écrite de leur superviseur pour les arrangements dont le préavis est inférieur à 14 jours. Assurez-vous que vos employés connaissent cette politique et savent réserver les billets remboursables lorsque leurs plans sont incertains.
Les voyages d’affaire peuvent être un mal nécessaire pour votre bilan financier, mais un état d’esprit lean vous permettra de vous en tirer.

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